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律所文档管理的新门道 iCourt六合开奖今晚
时间:2020-01-24

  对于当代知识工作者而言,文档管理已经成为工作时无法回避的必答题。在发展初期,商业刑事部在文档管理方面所遇到的问题与其他团队并无二致。同样的弯路,同样的教训,也欢迎大家自我诊断。

  4.“Desktop”+“Download”,两个文件夹能够包容整个世界;

  5.甲项目放在 C 盘,乙项目太大就放在 D 盘,丙项目因为工作开心就放在 E 盘,需要使用时却总是不记得放在哪个盘里;

  6.项目文件夹置于系统深区,每次找它都要打开十几个文件夹,已患“鼠标手”;

  9.不能有效区分同一文档的不同版本,辛苦定稿之后却交出了初稿版本,老板已经无力吐槽;

  11.习惯本地存储,需要时不是跑律所就是找人帮忙,既浪费时间,还拖欠人情;

  将上述问题进行简单梳理,我们可以发现,有些问题是侧重于文件夹系统的设置和命名(如问题 1 至问题 6 ),有些则和文档命名和存贮有关(问题 7 至问题 12 ),有些则是文档使用环节遇到的麻烦(问题 12 至问题 14 )。

  为了避免这些问题拖慢团队工作节奏,我们在思考解决方案时特别提出如下几项需求:

  第一,命名规则务必统一,但也要有一定灵活性。既要实现有效区分,也不能太过麻烦;

  第二,具有普适性的文件夹系统(包含二级文件夹),尽可能包容团队项目,逐渐培养团队默契;

  第三,目标文档(包括法律法规、文档模板和各类范例)必须获取方便,最好一键直达,避免搜索浪费时间。

  第一,命名规则务必统一,但也要有一定灵活性。既要实现有效区分,也不能太过麻烦;

  第二,具有普适性的文件夹系统(包含二级文件夹),尽可能包容团队项目,逐渐培养团队默契;

  第三,目标文档(包括法律法规、文档模板和各类范例)必须获取方便,最好一键直达,避免搜索浪费时间。

  在明确上述需求后,我们结合 Alpha 操作系统自身功能,开始下一项措施。

  在第二步中,我们融入了近年来在律界十分盛行的项目管理理念。绝大多数同行已然注意到,每一个案件即是一个“项目”,在解决客户问题时需要在时间、工作范围、质量和成本之间找到一个平衡点。我们通过 Alpha 操作系统,为每一个案件单独建项,同步计算工作时间和分类存贮文档,方便团队管理案件。

  在两年前,六合开奖今晚,我们就借助 Alpha 搭建了内部“刑事辩护(全阶段)”的项目模板。

  在纵向维度上,我们通过设置标准任务来规范团队成员在不同诉讼阶段的工作;在横向维度上,我们则设置了统一的文件夹系统。

  我们赞同,无论是在 Win 端还是在 Mac 端,文件夹都是区分文档的一个重要维度,也是落实项目管理思维的具体载体。

  试图通过一个文件夹来存贮所有文档的做法,结果往往会事与愿违(搜索达人除外)。我们的项目文件夹如下图所示:

  通过 Alpha 系统,使用者在本地安装“Alpha Box”并对相应项目设置“同步该资料库”后,电脑会自动生成相应文件夹。

  如果你没有使用 Alpha 系统,也可以通过本地部署的方式,先行制作文件夹模板的方式,然后再在具体案件中进行复制。这样每个项目的文件夹系统尽可能做到了统一。

  上述项目文件夹系统几乎能够涵盖我们办理案件过程中的所有文档,同时又能够做到各有侧重。

  团队成员在养成默契后,都会知道相应类型的文档会保存在哪个文件夹当中,无需再耗费时间进行搜索或者思考应当放置在哪个文件夹当中。70708最早每期文字资料时政热点:准确把握建设美

  此外,我们也不限制三级文件夹的设置,以尊重案件差异和律师的个性化,从而实现灵活办案。二级文件夹名称和存贮文档如下所示:

  01 委托资料:包括委托代理合同、报价方案、委托书、身份关系证明、法定(诉讼)代表人身份证明、代表人身份证复印件、工商营业执照、所函等;

  05 律师文书:包括会见笔录、审查报告、申请书、法律意见书、辩护词(意见)、质证提纲、讯问提纲、律师月报、复盘总结等;

  在解决各类文档的逻辑归属问题后,接下来则是考虑如何规范文档命名。细心的读者会注意到,我们并没有结合案件信息为二级文件夹进行单独命名。这是基于如下考虑:规范命名的目的是为了区分文档,但不要为了区分而区分。

  在《律师职业基本素养》一书中,作者对电子文档命名设置了多达7项的构成要素。

  尽管的确实现了区分目的,但不免“小题大做”,花费了太多时间成本。而文档管理这项工作,虽是看似花不了太多时间,但点滴之差经过时间和人数加成之后,最后必然会差之千里。

  其实,无论是用 Windows 系统,还是用 Mac 系统,无论你是通过浏览器访问,还是直接通过文件夹打开,在前端窗口的不同位置都会显示一级文件夹的相关信息,而这些“隐性信息”只是被我们喜欢偷懒的大脑给刻意忽视了。

  既然能够通过一级文件夹来区分二级文件夹,区别又仅仅是一瞥之差,那为何要自寻烦恼,花费时间重复命名了呢?

  奥卡姆剃刀原理建议我们在解决问题时要避繁逐简,追求简单有效的处置方案。为了统一命名规则,我们专门编制了《商业刑事部文档管理及命名指引》。其中,我们提倡大家通过“文档内容特征-客户名称”这一简单规则来命名文档。这种命名规则基于如下考虑:

  否则,遇到标题过长或者图标没有显示出有效信息时,我们还要点击更换文件夹显示方式,额外消耗精力进行甄别,增加了一些时间成本。

  第二,“文档内容特征”外延广阔,会根据不同情况做到区别对待,充分尊重制作者的自主性和灵活性。

  同时为了保证团队大致统一,我们又在上述指引中列举了众多例子,最终避免混淆情况的发生。

  第三,虽然《刑法》规定有 422 个具体罪名,但现实中大多数案件涉及到的不足 50 个。如以罪名作为区分要素,势必无法做到有效区分。

  第四,对于文书的过程稿以及向同一单位出具的多份文书,我们也提倡成员表明相应版本/序号,用来相互区分。

  发给法院开庭的“三纲一词”,同时也要注明律师姓名和联系方式,方便书记员操作。

  相较于电子文档,纸质文档具有一定先天不足。例如,不便携带和保存,分类和整理时会比较麻烦,无法搜索目标内容。

  最令人棘手的是,纸质资料一旦毁损或者遗失,在物理上便很难恢复。因此,我们对于接收的各类纸质资料,都会在第一时间扫描,然后将 PDF 文本上传在相应项目文件夹当中(“Alpha Box”支持自动同步)。

  第一,只要能够联网,我们可以随时随地通过手机或者电脑获取目标文档,不再受纸质文档的时空限制,契合现代移动办公需要;

  第二,刑案卷宗数量一般都不会少,在看守所等无法使用电子设备的区域,只需打印关键部分即可,节省力气的同时还能做到绿色环保(公安部、司法部虽已发文明确律师可以在会见时携带电脑,但出于防范执业风险,我们目前暂不提倡会见时使用电子设备);

  第三,包括证据原件在内的重要资料统一放置在专门档案柜中,在保证证据安全的同时,也增添了客户信任;

  第四,www.406407.com李沁的眼神到底有。通过 Alpha 系统自动同步功能,打开电脑即可获取最新更新的资料,同时也没有容量限制,无需再受累 U 盘存贮;

  第五,我们也将扫描文件夹部署在云端,支持不同成员同时访问、使用,提高协作效率;

  第六,在需要提交证据时,可以通过 PDF 软件直接组织相应文档、添加页码,一键打印,既省时又高效。

  解决了文件夹和文档命名的问题之后,接下来则是需要思考如何高效使用它们。对于团队而言,很大一部分知识成果可以重复利用。

  这个问题平时并无太多影响,但遇到事情紧急、任务繁重的情形,小瑕疵就会变成烦,无法保证最终成果的质量。

  为了做好点滴积累,我们在项目文件夹之外,又专门建立了法律知识库和律师文书库。

  其中法律知识库用来存在搜集得来的法律法规、相关案例及检索报告、“两高”指导案例和法官裁判评析等资料,方便大家准确掌握法律规定;

  律师文书库则是用来存在各类文书模板、定稿文书等资料,既能形成统一的格式,也可以在既有成果的基础上不断精进,提高文书写作质量。

  上述两项文库并不是孤立存在,而是与案件项目库有机串联在一起。其中,法律知识库大多是由具体项目中的“03 案件研究”文件夹内容组成,并按照一定顺序进行排列;律师文书库则是来源于“05 律师文书”文件夹。

  在解决个案问题需要查找资料时,我们的第一反应不是新建文档或者打开浏览器进行搜索,而是先查看法律知识库和律师文书库,检索有哪些既有成果可以重复利用。

  这种工作流程,使得我们初步打造出团队知识输入到输出的完整闭环,大多数工作都不再是从零开始,节约了很多功夫。

  而为了方便成员快速调取资料,我们也提倡通过在桌面固定快捷图标(Win端)、在“个人收藏栏”锁定(Mac端)或者安装“Clover”软件的方式来提高搜索效率(一般而言, 目标文档访问不宜超过三级文件夹)。

  前者十分常见,不需赘述;后者则是 Windows Explorer 资源管理器的一个扩展,为其增加类似谷歌 Chrome 浏览器的多标签页功能。这样可以在任何一个文件夹中,通过一次点击,访问另外一个文件夹。

  不要小看这一点点微小的变化,其好处是立竿见影——对于团队而言,明显提高了法律知识库和律师文书库的使用频率,节约了再次搜索的时间成本;

  对于个人而言,每天都可以节约 15 分钟左右的时间,日积月累,再加上其他知识管理成果的增幅,改变也十分显著。

  PDCA循环理论(即戴明环理论)将质量管理分为四个阶段,即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理(Act)。

  我们在参考敏捷开发这一方法时,也在第一阶段不经意间走了一遍 PDCA 循环——作出计划、计划实施、检查实施效果,然后将成功的纳入标准,不成功的留待下一循环去解决。

  在第一阶段,我们从发现问题、诊断症结开始,然后提出这一阶段调整的核心需求,继而结合自身特色和办案实践,思考具有执行性和有效性的解决方案。

  当然,查验和总结各项措施的具体效果,不断地进行相应调整自然也是不会少的。

  期间遇到的 BUG 、麻烦和形形色色的障碍囿于篇幅所限,暂时按下不表,但最终相互支持,统一认识,即便走得慢一些,也终于完成了大部分工作。

  无需否认的是,知识管理这条长征路,我们当前不过是才迈出了离开瑞金的第一步,远远还未触及深水区。

  第一阶段针对的是具体、显性的文档与文件夹,改动起来并不复杂,但对于抽象的、隐性的办案经验却力有不逮。

  此外,一些目标信息潜藏在文档内容之后,即便已经形成默契,搜索起来仍会遇到麻烦。这些问题都有待在下一个阶段解决。

  诚然,相较于法律检索和文书写作,基于办案经验的案件研究对办好一单案件更为关键,往往又占据成员很大一部分时间和精力。

  如何将隐形知识转化为显性知识,如何将内化的办案经验可视化,如何使其在成员之间进行流动(包括代际传承)、如何抓住教育契机更新专业知识,这些都是在第二阶段我们需要思考和解决的重要命题。




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